Hoe ik Todoist gebruik
Ik houd van structuur. Van orde en overzicht. Dit komt bij mij van nature. Maar niet alles past in mijn hoofd. Daarbij slaap ik een stuk beter als ik weet dat ik niks hoef te onthouden. Daarom werk ik graag met een slimme to do tool waar ik alles in kwijt kan. Door de jaren heen heb ik verschillende to do tools gebruikt. In grote lijnen ging ik van Remember the milk naar Wunderlist, en van Asana naar Todoist. Deze laatste is echt mijn match made in heaven. Ik deel graag met je hoe ik de tool gebruik, zodat misschien ook jij net zoveel van deze tool gaat houden als ik.
Projecten inrichten
Allereerst gebruik ik de projecten op meerdere niveaus. Mijn hoofdmappen zijn (op alfabetische volgorde): House of Imagination, Klanten, Privé en Thuis. Ik kies ervoor om mijn bedrijf een aparte map te geven, zodat ik daaronder sub-projecten kan aanmaken zoals: Acquisitie, Administratief, Content, Social, Website. Onder klanten heb ik, logischerwijs, mijn klanten staan. Maar alleen de klanten die actief zijn, inactieve klanten archiveer ik. Per klant kunnen er opnieuw sub-projecten aangemaakt worden. Privé is voor alles dat alleen mij aangaat en Thuis is een gedeelde lijst met mijn partner voor wat we in en rondom het huis nog moeten doen (denk aan de buitentafel opnieuw schuren en beitsen). Ik organiseer alles op alfabetische volgorde.
Het aanmaken van taken
Het aanmaken van taken doe ik zo concreet mogelijk. Dus niet ‘administratie doen’, maar de aparte taken ‘bonnen inscannen’ en ‘kwartaalaangifte’. Daarnaast zet ik er altijd tussen haakjes achter hoeveel tijd ik denk kwijt te zijn aan de taak: bonnen inscannen (0,5 uur) [30m], brainstorm over merknaam (1,5 uur) [90m], etc. Dit is handig voor het inplannen van je taak, maar vervolgens ook voor het leren van je inschattingen. Ga je er overheen? Dan weet je de volgende keer dat een brainstorm meer tijd kost.
Tip:
Ik gebruik zowel (0,5 uur) als [30m]. De [30m] zorgt ervoor dat het in je Google agenda precies de juiste lengte krijgt, maar verdwijnt wanneer de taak eenmaal gesynct is. De (0,5 uur) blijft wel staan, waardoor je je iets meer bewust bent van hoe lang je denkt dat een taak duurt.
Het gebruik van labels
Ik gebruikte de labels niet heel actief. Tot ik het boek Grip las (aanrader!). Sindsdien zijn de labels een belangrijk onderdeel van hoe ik mijn dag plan. Ik heb drie labels (waarvan één niet in Grip staat). Namelijk physical_work, deep_work en low_energy. Het idee hierachter is dat je bepaald of een taak veel aandacht en concentratie vergt (deep_work) of makkelijk te doen is (low-energy). In de ochtend doe ik graag werk dat veel aandacht vraagt. Dit is mijn sterkste moment van de aandacht. Dat is voor mij dus het beste moment om teksten te schrijven, taken te doen die ik niet leuk vind en moeilijke vraagstukken op te pakken. De middag houd ik liever voor makkelijk werk. Daarnaast heb ik op vrijdag vaak wat minder concentratie en doe ik geen deep_work op dagen dat ik veel afspraken heb. Dat kan voor jou natuurlijk precies andersom zijn. Nu per taak te zien is wat het van je vergt, is het makkelijk in te delen in je weekplanning.
Persoonlijk vind ik het prettig om het label physical_work erbij te hebben. Ik breek graag een werkdag op met een beetje beweging. Dat kan zijn het op de post doen van een pakketje, even naar de winkel lopen voor een nieuw potlood – ja, ik houd van digitale tools, maar ik wireframe nog steeds met potlood op papier – of een afspraak waar ik op de fiets heen kan. Na een fysieke activiteit ben ik vaak weer fris genoeg voor een nieuwe sessie deep_work.
Het gebruik van filters
Standaard heeft Todoist vier prioriteiten benoemd in de filters. Deze kun je hernoemen. Een tip uit Grip is om per taak te bepalen hoe belangrijk en urgent het is. Dit is de prioriteitenmatrix van Eisenhower, waar Covey vervolgens een timemanagement-matrix van heeft gemaakt (al dan niet op basis van de matrix van Eisenhower). Waar het, in mijn interpretatie, op neer komt is het volgende. Urgentie bepaalt vooral hoeveel haast iets heeft, de belangrijkheid bepaalt de invloed op jou als persoon of bedrijf.
Urgent en belangrijk is bijvoorbeeld een website die het plots niet meer doet, maar ook alles waarvan de deadline heel dicht in het zicht is.
Belangrijk en niet urgent is vaak alles wat met je eigen bedrijf te maken heeft, bijvoorbeeld het uitsturen van een nieuwsbrief, je website updaten, het bijwerken van je social media, eindelijk Todoist inrichten en gaan gebruiken, etc. Deze voorbeelden zijn belangrijk omdat er extra werk uit kan komen of je meer kunt verdienen doordat je efficiënter werkt. Maar ze zijn niet urgent, er gaat namelijk niks mis als je het nu niet doet.
Vervolgens heb je urgent en niet belangrijk. Dit zijn taken zoals kennismakingsgesprekken zonder concrete vervolgactie, zogenaamde spoedjes van anderen die vaak, als je doorvraagt, niet zo’n spoed hebben als dat ze deden vermoeden. Door ze te labelen heb je meer inzicht in hoeveel tijd je kwijt bent aan dit minder belangrijke werk.
En tot slot hebben we niet belangrijk en niet urgent. Bestaan er dat soort taken? Ja, ook die bestaan. Denk hierbij aan artikelen die je graag nog wilde lezen voor je werk, het verdiepen in leuke nieuwe plug-ins voor je website, etc. Allemaal niet per se nodig, zeker niet urgent, maar wel onderdeel van je lijst voor als je het een middagje rustig hebt.
Koppeling met Google Calendar
Dit is misschien nog wel de belangrijkste feature van Todoist, de koppeling met Google Calendar. Ik gebruik vrijwel alle producten van Google, waaronder de agenda. De koppeling van Todoist is super goed, ik heb er geen andere woorden voor. Het werkt twee kanten op en dat maakt het zo handig. Dit houdt natuurlijk in dat alle taken die je in Todoist een datum en een tijd mee geeft, automatisch aan je Google Calendar worden toegevoegd. Maar het houdt ook in dat wanneer je deze taken in je agenda verplaatst, of zelfs nieuwe taken aanmaakt, ze automatisch ook in Todoist worden aangepast of aangemaakt. Je hoeft dus niet altijd naar je to do app om je planning aan te passen.
Werkwijze, hoe zet je alles er uiteindelijk in
Taken dump ik eigenlijk standaard in de inbox. Op dit punt is er nog geen project of tijd aan verbonden. Op het moment dat ik mijn planning ga doen, één keer per dag meestal, ga ik de taken concretiseren. Dat houdt in dat ik er een project aan koppel, de formulering kloppend maak en er de juiste prioriteit en het juiste label aan hang (urgent, belangrijk en deep_work bijvoorbeeld).
Wanneer ik mijn weekplanning doe, stel ik bij alle taken voor die week een datum en een tijdstip in. Ze worden dan direct gesynchroniseerd in mijn agenda. En ik houd natuurlijk wat ruimte vrij voor onverwachte afspraken en telefoontjes.
Door de week heen ga ik flexibel om met mijn planning. Ik vink taken af die ik gedaan heb, en ik schuif taken door die er niet van zijn gekomen. Daarom is het zo handig dat Todoist twee kanten op synct. Het schuiven doe ik namelijk gewoon in mijn agenda!
Meer lezen, bestel Grip
Ik hoop dat je iets aan dit artikel hebt. Voor mij werkt deze methode als een zonnetje. En mocht je nu meer willen lezen over hoe je je werk (en privé) overzichtelijker kunt maken, dan raad ik aan om het boek Grip te lezen!
Ps. Dit is geen gesponsord artikel, dit is gewoon mijn enthousiasme voor planning en bijbehorende goede boeken.
